Meter-to-cash software voor warmtenetten: zelf bouwen of Kopen?

Waarom Excel Faalt bij Warmtenetbeheer

• Hoog risico op handmatige fouten
• Complexe facturatie en kostentoewijzing
• Slecht zicht op klantenportefeuille
• Moeilijkheden bij het afhandelen van in- en uitschrijvingen en klachten
• Niet schaalbaar voor groeiende netwerken
• Beperkte transparantie voor klanten

Voor groeiende warmte- en koeleleveranciers is investeren in gespecialiseerde software essentieel.

‍

Software maken versus kopen

De eerste vraag bij het zoeken naar een alternatieve oplossing is: 'Wil ik de software intern ontwikkelen of kopen bij een externe partij?' Alle opties hebben hun voor- en nadelen, die we zullen verkennen.

Interne ontwikkeling: Aanpasbaar en volledig beheerst, maar kostbaar, traag en vereist gespecialiseerde facturatiekennis. Ook het vinden van de juiste ontwikkelaars kan een uitdaging zijn, en je hebt continue investeringen nodig om je oplossing up-to-date te houden en te voldoen aan veranderende regelgeving.

ERP-software kopen: Biedt brede functionaliteit, maar is vaak duur, moeilijk aan te passen en niet nichegericht. Aan de andere kant zijn er geen ontwikkelaars nodig en ERP-software heeft vaak langetermijncontracten.

SaaS-oplossingen: Het beste van beide werelden: betaalbaar, schaalbaar, snel te implementeren en op maat gemaakt voor de verwarmings- en koelsector. Voordelen zijn onder meer:

• Lagere initiële en voorspelbare abonnementskosten
• Snelle implementatie en kortere facturatiecycli
• Schaalbaar voor netwerkgroei
• Cloudtoegang voor werken op afstand
• Automatische updates en naleving van regelgeving
• Marktgericht voor nutsbedrijven en warmtenetten

‍

Voorbeeld: HeatPlus

Stel je een warmteleverancier voor genaamd 'HeatPlus' met ongeveer 1000 warmteaansluitingen, die zijn verwarmingsnetwerk snel wil uitbreiden naar 15.000 aansluitingen.

Momenteel beheren ze hun backoffice en frontoffice met Excel en stuiten ze op beperkingen zoals:

• moeilijkheden bij het overzien van hun klantenportefeuille
• tijdrovende maandelijkse en jaarlijkse facturatie,
• uitdagingen bij het afhandelen van klantvragen en klachten.

Ze worden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen bij het beheren van gegevens van hun hernieuwbare energie-installaties. Handmatige processen voor klantbeheer en facturatie resulteerden in een hoog foutpercentage van 20% in de factureringsnauwkeurigheid en vertraagden de facturatiecycli met gemiddeld 15 dagen. Deze problemen leggen beslag op de middelen en hebben een negatieve invloed op de klanttevredenheid.

‍

Optie 1: Eigen facturatiesysteem bouwen

• De juiste IT-ontwikkelaars vinden (duur): HeatPlus zou een team van bekwame ontwikkelaars moeten inhuren of dit uitbesteden aan een bureau, wat kostbaar is.
• Veel tijd besteden aan het afbakenen van de behoeften, testen, valideren: Het ontwikkelingsproces kan een jaar of langer duren zonder gegarandeerde resultaten.
• Klantenportaal: Het ontwikkelen van een klantenportaal zou een extra taak zijn.

Geschatte kosten: €300.000 (Basisversie, een jaar besteden zonder gegarandeerde resultaten)

‍

Optie 2: ERP-software kopen

• Een softwarelicentie kopen: Investeren in een ERP-softwarelicentie kan vooraf erg kostbaar zijn en vereist een aanzienlijke financiële investering.
• Het project opzetten met maatwerk: De software aanpassen om aan specifieke behoeften en vereisten te voldoen.
• Klantenportaal: Een klantenportaal is een extra taak
• Jaarlijks onderhoud: Je moet in de loop van de tijd extra kosten maken om de software te onderhouden en up-to-date te houden.

Geschatte kosten: €350.000 (Initiële investering, zonder onderhoudskosten, verdere updates en jaarlijkse licentiekosten)

‍

Optie 3: Resultaat met Zero Friction's SaaS-oplossing

Voorspelbare maandelijkse kosten, automatische updates, GDPR-naleving, factureringsfouten <1%, 50% snellere facturatie, 30% hogere klanttevredenheid.

HeatPlus behaalde:

• Factureringsfouten teruggebracht tot <1%
• Facturatiecycli verkort met 50%
• Verbeterde operationele efficiëntie, verbeterde cashflow en 30% toename in klanttevredenheid

Geschatte kosten: Speciaal gebouwd voor stadverwarming. Omvat eenmalige implementatiekosten, voorspelbaar maandelijks abonnement (gebaseerd op gebruikers en aansluitingen), optionele add-ons. Alle plannen omvatten Azure-opslag, continue upgrades, GDPR- en ISO 27001-naleving, multi-organisatie-opzet, naleving van lokale wetgeving en 24/7 ondersteuning.

Zero Friction optimaliseerde de processen van HeatPlus en positioneerde hen als leider in duurzame verwarmingsoplossingen, waardoor effectieve schaalvergroting en groei mogelijk werden.

Wil je net zo succesvol zijn als HeatPlus? Bekijk de Zero Friction website voor meer informatie.